O encerramento de uma locação começa antes da retirada física dos computadores. A empresa precisa garantir que o trabalho foi transferido e que os dados e acessos do equipamento receberam o tratamento previsto no contrato e nas suas políticas.
Confirme o que precisa ser preservado
Arquivos locais, certificados, configurações e aplicações podem exigir procedimentos diferentes. Faça um levantamento com o usuário e a equipe técnica. Não presuma que tudo está na rede apenas porque a empresa possui um compartilhamento central.
Antes de qualquer limpeza, valide a cópia ou migração no destino. O usuário deve conseguir abrir os arquivos e executar as tarefas previstas no novo ambiente.
Combine a responsabilidade pela limpeza
- Quem autoriza o procedimento?
- Quem executa a remoção dos dados?
- Qual método é adequado ao dispositivo e à política da empresa?
- Que evidência será entregue?
- Como será registrada a custódia até a devolução?
Apagar arquivos pelo sistema operacional não deve ser tratado automaticamente como sanitização. O método precisa ser definido pela equipe responsável, considerando o armazenamento e o uso posterior do equipamento.
Confira o ativo e encerre seus vínculos
Relacione equipamento, número de série e acessórios. Registre as condições da entrega e siga o procedimento de conferência acordado com o fornecedor. Em paralelo, revise o vínculo em ferramentas de gestão e os acessos que não devem mais permanecer ativos.
Use uma lista de encerramento para evitar que a retirada seja tratada apenas como transporte. Quando houver dados com exigências específicas, a política interna e os responsáveis por privacidade e segurança devem orientar o procedimento. O contrato de locação deve deixar claras as responsabilidades de cada parte.
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