A reunião mensal de TI deve ajudar a empresa a decidir prioridades. Apresentar dezenas de números sem explicar impacto costuma consumir tempo e deixar os mesmos problemas para o mês seguinte.
Revise o que foi combinado
Comece pelas ações anteriores: concluídas, atrasadas e dependentes de aprovação. Mostre evidências simples, como a eliminação de uma falha recorrente ou a aceitação de um teste. Uma atividade não deve desaparecer da pauta apenas porque surgiu uma emergência mais recente.
Discuta exceções e tendências
Escolha os incidentes com maior impacto, os riscos ainda abertos e as mudanças de capacidade. Um aumento de chamados pode representar crescimento da equipe ou melhor registro, não necessariamente piora do serviço. Compare períodos equivalentes e explique alterações de contexto antes de concluir.
Saia com um registro pequeno
- Decisão tomada e motivo.
- Responsável pela próxima ação e prazo.
- Dependências que precisam de atuação da direção.
- Data de retorno para assuntos sem conclusão.
Encaminhe a ata para quem executa e para quem aprova. Se uma decisão envolve custo, deixe o valor ou a necessidade de orçamento explícitos. A qualidade da reunião aparece na execução do mês seguinte, não no tamanho da apresentação.
Para complementar este tema, leia Indicadores de suporte de TI: o que acompanhar além do número de chamados.
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